すぐに書ける英語メール

■ビジネスメールとプライベートメール

英会話はオンラインで、ネイティブから学びましょう！英語の先生とはEメールを使用することが多いです。そのため、必然的に、英語メールを習得することになります。なれないメールを書けるか不安になるかもしれませんが、大丈夫、一定の言い回しに慣れてさえしまえば、会話と同様に応用がきくようになります。

英語でメールを作成したことはありますか？

ビジネスでもグローバル化が進み、社内メールにすら英語が関わってくることもあります。また、コミュニケーションツールもスマートフォンが中心になったことで、様々なアプリケーションを通じて国籍を超えたコミュニケーションがおこなわれるようになりました。少し前までは考えられないことですが、いまでは当然のように英語・英会話が身近になってきているのです。
Eメールのコミュニケーションもビジネスで使用されるものと、プライベートの交流で使用されるものではタイプが全く異なってきます。日本のビジネスメールでも定形的な言い回しは存在しますが、英語のビジネスメールでも特に顕著です。何のメールなのか、言いたいことは何なのかをはっきりと示し、簡潔な形で記載することが重要です。重複する言い回しを避けることも必要になります。

あいさつ

挨拶のメールは基本です。日常的に使用することになるでしょう。社内の朝のコミュニケーションにはじまり、取引先やお得意様との会話もスマートにこなしましょう。

件名：
件名にはメールの内容を簡潔に記載しましょう。これは日本語でも英語でも共通のマナーです。
Your new contact - Tanaka Ichiro from ABC Company
この英文を訳しましょうと言われたら、あなたはどのように訳しますか？
きっと前半の部分で悩む人が多いでしょう。後半は、“ABC社の田中”ということがわかります。この前半部分は、「御社の担当」という形で使用されています。

冒頭：
冒頭は、「◯◯株式会社　御中」であったり「◯◯部長殿」といったフレーズで日本語だと始まりますね、英語ではDearというフレーズを用いて相手を指し示します。氏名がわかっている場合は問題ないですが、もし氏名がわからないで営業のPRメールを送るような場合は「Dear Sir,」という形で記載をすると、「担当者様」という意味合いとなります。

結び：
日本語では「以上、よろしくお願いいたします。」であったり、「ご確認ください。」などというフレーズで締められることが多いメール文末ですが、英語のEメールではどのようなフレーズが使用されているのでしょうか。
一般的には、
regards,
Thank you,
などという言葉が多いようです。冒頭から結びまでスマートにメールをこなしましょう。

問合せ

海外の企業に問合せメールを送ることに。急にそんな場面になったらどうしますか？
ケースに合わせた適切な表現を調べましょう。日本語でも問合せのメールは定型文がほとんど決まっています。英語でも基本の形は共通です。文章構造さえ頭に入れてしまえば、さほど難しい表現は使用しません。

問合せ
まずはそのまま、「問合せ」という件名をつける場合、英語では“inquiry”を用いましょう。例えばInquiry About Your Product（新製品についての問合せ）のように使用します。

要求・要望
相手から何かを送ってほしい場合や、情報を得たいときには、Request for ~　を用いると良いでしょう。日本語でもよく使用する単語なので違和感もないはずです。
件名：Request for Quote.
これで「見積もり依頼」という件名になります。実際にビジネスメールではよく使われます。

不明点の問合せ
なにかサービス製品についての不明点があり質問したい場合は、Question Regarding~を用いると良いでしょう。製品だけではなく、様々なビジネスの確認事項に用いることができます。Regardingは、◯◯について、◯◯に関して、というニュアンスとして覚えておいてください。

アポイントメントを取る

ビジネスの基本事項でもあるアポイントメント。
これができなければ仕事は前に進みません。英語のメールではどのようにアポイントメントを取ると良いのでしょうか。表現を確認してみましょう。

直接的に件名にアポイントのお願いと記載する場合は、Request for appointmentと記載します。REQUEST FOR は前の例でも出てきましたね。件名からなるべくシンプルに目的を表すのが良いでしょう。さて、文章内ではどのようにアポイントメントの依頼を出すとよいのでしょうか。
Please let me know when you might be available.
ご都合の良い日程を教えていただけますか？
このような表現がよく使用されるでしょう。件名の後には挨拶を述べ、時間が欲しい目的を伝え、上記のように相手の都合を伺う文章を記載します。

ある程度日時の指定や希望がある場合は、
Are you available tomorrow morning? Or let me know your option.
のように、こちらから指定の日時を述べたあとに相手の希望を伺います。

ビジネス上のアポイントも、とり方にそこまで大きなバリエーションはありません。
ただ大事なのはアポイントを取るまでの気遣いの言葉です。
ちょっと気の利いた挨拶や感謝の気持ちを伝えてから日時の予定を伺うようにすれば、相手とこコミュニケーションもより潤滑に進むことでしょう。

交渉

交渉を英語で？なんだか最初はとても難しく感じてしまう状況です。
ただしメールでの交渉となった場合、慣れてきた場合にはきっと日本語よりも英語での交渉を好むようになるでしょう。表現もそうですが、明確な表現で交渉事をすすめる英語メールに比べて、日本語の交渉は阿吽の呼吸、空気を読む、行間を読む、これらの能力がより重視されてくるためです。

ただし交渉といってもなにもそんなに難しいことばかりではありません。
こちらの希望を相手に伝えて返答を要望することは日常生活でもよくあることです。

Title: Delivery date request for early December

こちらの件名では、12月上旬の発送のお願い
ということを記載しています。こちらに続く本文を見てみましょう。

Thank you for sending a quote.
見積もりを送っていただきありがとうございました。

I wonder if we could receive the items early December since our office will be closed from December 20.
12月の20日からオフィスがしまってしまうため、12月の早い段階で商品を受取れませんでしょうか？（間に合うように発送してもらえませんでしょうか？）

It would be great if you consider our request.
ご検討ください。

いかがでしょうか。
些細なことであっても相手への確認には礼儀を添えるようにしましょう。

断る

なにかのリクエストをしたり、相手へこちらの都合を伝えたりすることはよくあることですが、同様に、相手からも希望や交渉がどんどんあなたへ届くことでしょう。もちろん双方にとって有益なものは承諾されるでしょうが全ての要望がそうであるとは限りません。もちろんあなたの提案も相手に全て承諾されるわけでもありません。相手の要求をにむことができないときにはどのような断り方をするのが良いのでしょうか。

I am afraid that we don’t unfortunately offer any discount on our new products.
Let me know if you are still interested in placing your order.

これはディスカウントを要求された際に、ディスカウントには応じられないことを伝えた上で、このまま注文するのかどうかの連絡を相手に確認しています。

I am afraid は、日本語でいうところの申し訳ございません、に該当すると思ってください。
なんだかニュアンスは共通しますよね。断るときのほうが相手に気を使うのは日本語でも英語でも共通のようです。
断り方が下手であったり、稚拙な表現を使用してしまうと、不要なクレームを引き起こしかねませんので、慎重に文章表現を選びましょう。表現の方法がそこまで多いわけではないので、代表的な表現だけ覚えていられれば問題はありません。

クレーム・謝罪

さて仕事上どうしてもさけられないのはクレームです。これは、どんな仕事であっても一定の確立で発声しますし、相手に非があるとしても謝罪の気持ちを述べなければいけないケースもあります。デリケートな表現は言語の違いをしっかり把握していくことが重要です。
日本語と同じニュアンスでクレームへの謝罪を述べてしまったがばっかりに、日本では考えられない責任問題に発展してしまうかも？しれません。
もちろん、立場を変え、取引先からの納入物が明らかに発注内容と異なりあなたのビジネスに支障を与えてしまったら？取引先にはクレームを言わなければならないでしょう。
Title: Product Defect（Ａ１５）
商品欠陥について（商品名A15）
Defectというのは、欠陥という意味です。

クレーム
This is regards to a product A15.
これは、A15の商品に関してのメールです。
We received our order however A15 was defective and needs to be replaced.
A15の商品を受け取ったが、欠陥があり交換が必要な状態です。
Could you send us a new one as soon as possible?
可能な限り早く新しい商品を送っていただけますか？

このように、クレームの際には現在の状況と相手に何をしてほしいのかを明確に伝えることが重要です。

謝罪
We are very sorry for our defective product and are sending a new one immediately.
私たちの商品の欠陥、及び迅速な交換についてご連絡いただき、誠に申し訳ございませんでした。
For confirmation, would you please to send that product back to us?
確認のため、製品を私どもまでお送りいただけますか？
We apologize for your inconvenience and thank you for your cooperation.
大変お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

このように英語でのクレームと謝罪の表現パターンをいくつか覚えておきましょう。

社内のやりとり

ビジネスで英語を使用するのであれば一番よく使用するのは業務用のメールになるでしょう。社内コミュニケーションでは企業により様々な文化があると思いますが、基本的に人同士のやりとりに違いはありません。

ミーティングの連絡
Title: Next meeting - Coming Wednesday. 10am
次回ミーティングー水曜午前10時より
All
各位

This is a notification to let you know that the next meeting will be on coming Wednesday at 10 am in a meeting room.
We will be discussing a new project.
次回のミーティングを次の水曜日の朝１０時から、会議室にて行います。
ミーティングでは新規プロジェクトについて話し合います。
Please take a look agenda before meeting.
ミーティング前にアジェンダ（議題）に目を通しておいてください。

さてこのように、ミーティングのお誘いは日常的に多く使用されます。
英語では24時間表記は一般的ではありません。Amやpmを用いて、1-12の数字を用いて時間を表記しましょう。

社内のメールでは用件の漏れがないように明確に用件を述べましょう。
日本のメールではやたらと会議背景や意図を述べる言葉が続き、結局何を伝えたいのか？がぼやけてしまうことがありますが、そのような表現は海外では適しているとはいえません。

役に立つ表現・フレーズ

英語のつかえるフレーズをいくつかまとめて紹介します。ひとつでも多くフレーズを頭にいれておくと、とっさの対応には非常に役にたちますよ。

Thank you for your mail.　 メールありがとうございます。

I appreciate your prompt reply.　 迅速な返信をありがとうございます。

I am truly sorry for my late response. 返信が遅れて大変申し訳ありません。

Hope everything is going well with you. (物事が)うまくいくことを祈っています。

Would you do me a favor?　 お願いがあるのですが。

Would you do me a favor?　 お願いがあるのですが。

I’m afraid (that) I don’t have time.　 申し訳ないですが時間がございません。

I apologize that I will be late.　 遅れてしまうことをお詫びします。

I look forward to hearing from you. お返事をお待ちしております。

Yours sincerely, / Best regards, （結びの言葉）

いかがでしょうか。
まだまだ多くのビジネスフレーズがあり使用頻度もまちまちです。特に会話だとその場その場でフレーズのキャッチボールが行われますので、しっかりと対応できるようにしましょう。言い回しはネイティブ英語の表現が好まれます。ネイティブ英会話でしっかりと会話を経験することが実践への一番の近道であるといえるでしょう。

プライベートでの英語メール

仕事で使うものだけではなく、プライベートでの英語フレーズも身につけておく必要があります。生活にはこちらのほうが役に立つかもしれませんね。またSNSを代表に英会話のトレーニングをおこないたいと考えているようでしたら多用するフレーズはプライベートのフレーズだといえます。

Long time no see.　 お久しぶり。
Sorry for my late reply. 返事が遅くなってごめん。
Can’t wait to see you! 会うのが待ちきれない！
I’m glad to hear from you. あなたからメールが来て嬉しい。
I’m sorry for your loss. お悔やみ申し上げます。
How’s it going? 調子はどう？
Say hi to your family, too. 家族にもよろしくね。
Talk to you later. またね。
Keep in touch. 連絡取り合おうね。
Best wishes. / All the best. （結びの言葉）

どうでしょう？なんだか英語のメールを送っているイメージが湧いてきませんか？
英語のメールは日常会話の表現は非常に幅広いので、ニュアンスをつかむまでに時間がかかるかもしれませんね。文章の表現は例文も多く見ることができますので、自分が言いたいことに近い文章表現を借用することから始めると自然と文法の身についていくでしょう。